Le téléphone IP Cisco 7940G est conçu pour évoluer avec les capacités du système. Les fonctionnalités évoluent grâce à des mises à jour logicielles dans la mémoire flash du téléphone. Le téléphone offre plusieurs méthodes d'accessibilité par des chemins divers incluant des boutons, des touches fonctionnelles, une touche navigation. Ce téléphone à ligne simple possède aussi quatre touches présentes sur l'écran et ayant pour fonction: ligne, mise en attente, transfert et paramètres. Un groupe de six touches d'accès particulières peut être programmé pour exécuter des fonctions telles que la mise en attente d'appels, l'interception d'appels, la composition rapide d'un numéro, le transfert d'appels, la conférence, etc.